Thỏa thuận trọng tài là “nền móng” của tố tụng trọng tài. Đây là yếu tố không thể thiếu giữa các bên nếu muốn giải quyết tranh chấp bằng Trọng tài. Nói cách khác, sẽ không có Trọng tài nếu không có Thỏa thuận trọng tài.

Trong thương mại quốc tế, Thỏa thuận trọng tài thường được gọi là “điều khoản lúc nửa đêm”. Sở dĩ như vậy là do trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng, các bên thường chú trọng và dành rất nhiều thời gian cho các điều khoản như giá cả, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên v.v… và điều khoản trọng tài thường được xem xét cuối cùng. Tên gọi này cũng hàm ý rằng điều khoản trọng tài là điều khoản luôn bị các bên tham gia hợp đồng coi nhẹ, không để ý hoặc nếu có thì chỉ xem xét qua loa vì tại thời điểm ký kết hợp đồng, các bên thường không dự liệu hay không nghĩ đến tranh chấp sẽ phát sinh cũng như cách thức giải quyết tranh chấp đó. Điều này dẫn tới hệ quả xấu là khi có tranh chấp, bên bị vi phạm sẽ “tiền mất, tật mang” bởi không biết phải đi kiện ở đâu hoặc có đi kiện thì sẽ bị trả lại đơn kiện do không đủ điều kiện thụ lý.

Từ thực tiễn hoạt động trọng tài, các chuyên gia đã đúc kết được những điểm quan trọng cần lưu ý khi soạn thảo điều khoản trọng tài như sau:

Đơn giản và chính xác

Để đạt được tính khả thi và hiệu quả, một điều khoản trọng tài không nhất thiết phải dài và chi tiết. Hai nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ người soạn thảo điều khoản trọng tài nào cũng nên biết là tính đơn giản và tính chính xác, cụ thể là đơn giản trong soạn thảo và chính xác khi tập hợp các nội dung để đưa vào điều khoản.

Theo đó, điều khoản trọng tài nên quy định khái quát một cách tối đa các tranh chấp không chỉ liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, mà còn cả những vấn đề về sự tồn tại, hiệu lực của hợp đồng, vi phạm và chấm dứt hợp đồng và các hệ quả tài chính của hợp đồng. Cách diễn đạt sau đây có thể là thích hợp: “Tất cả các tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan tới hợp đồng này ...”.

Hình thức trọng tài

Khi soạn thảo điều khoản trọng tài, các bên cần cân nhắc các điều kiện về tài chính, sự thuận tiện hay bản chất của tranh chấp sẽ phát sinh để lựa chọn một hình thức trọng tài phù hợp. Thông thường, có hai hình thức trọng tài là Trọng tài vụ việc và Trọng tài quy chế. Nếu lựa chọn hình thức Trọng tài vụ việc, các bên cần nêu rõ những yếu tố cơ bản của việc tiến hành trọng tài (như trình bày dưới đây). Nếu lựa chọn hình thức Trọng tài quy chế, điều khoản trọng tài phải nêu rõ tên của tổ chức trọng tài có thẩm quyền hoặc Quy tắc tố tụng trọng tài sẽ được áp dụng.

Số lượng Trọng tài viên

Vấn đề số lượng Trọng tài viên cũng cần được cân nhắc khi soạn thảo điều khoản trọng tài. Các bên cần thỏa thuận tranh chấp sẽ được giải quyết bởi 1  hay 3 Trọng tài viên. Thông thường, Hội đồng Trọng tài gồm 3 Trọng tài viên sẽ tốn kém chi phí hơn Hội đồng Trọng tài gồm 1 Trọng tài viên. Tuy nhiên, cũng có tổ chức trọng tài, ví dụ như Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam áp dụng một Biểu phí trọng tài thống nhất, không có sự phân biệt mức phí khi có 1 hoặc 3 Trọng tài viên. Vì vậy, các bên cần tham khảo, cân nhắc Biểu phí trọng tài của một số tổ chức trước khi có quyết định về số lượng Trọng tài viên.

Trường hợp lựa chọn Hội đồng Trọng tài gồm 3 Trọng tài viên, quá trình xét xử cũng có thể kéo dài hơn do việc triệu tập một cuộc họp gồm 3 Trọng tài viên sẽ không thuận tiện bằng việc triệu tập một cuộc họp với Trọng tài viên duy nhất. Tuy nhiên, đối với Hội đồng gồm 3 Trọng tài viên thì quan điểm cá nhân hoặc định kiến cá nhân thường ít hơn so với Hội đồng Trọng tài có 1 Trọng tài viên duy nhất. Vì vậy, đối với các vụ tranh chấp lớn và phức tạp, các bên nên chọn Hội đồng Trọng tài gồm 3 Trọng tài viên.

Ngoài ra, các bên cũng có thể thỏa thuận thêm về một số tiêu chuẩn cụ thể của Trọng tài viên (ví dụ: trình độ chuyên môn, thâm niên nghề nghiệp, tính độc lập….), khả năng sử dụng ngôn ngữ (thường là ngoại ngữ) và quốc tịch Trọng tài viên để đảm bảo việc giải quyết tranh chấp sẽ được trung lập, khách quan và hiệu quả.

Nếu các bên không thỏa thuận về số lượng Trọng tài viên, các quy tắc tố tụng trọng tài của hầu hết các tổ chức trọng tài thường trực sẽ có quy định về vấn đề này: Ví dụ, theo Quy tắc tố tụng trọng tài của các tổ chức trọng tài như Tòa án Trọng tài thuộc Phòng Thương mại Quốc tế, Viện Trọng tài Stoclkhom Thụy Điển, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Singapore, số lượng Trọng tài viên sẽ là 1 người, nếu các bên không có thỏa thuận khác. Hoặc theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) hoặc Quy tắc tố tụng trọng tài của UNCITRAL, nếu các bên không có thỏa thuận về số lượng Trọng tài viên thì tranh chấp sẽ được giải quyết bởi Hội đồng Trọng tài gồm 3 Trọng tài viên.

Địa điểm tiến hành trọng tài

Thông thường, mỗi bên tham gia hợp đồng đều mong muốn địa điểm trọng tài được tiến hành tại quốc gia nơi mình đặt trụ sở hoạt động. Bởi vậy, việc quyết định địa điểm tiến hành trọng tài ở đâu tùy thuộc vào khả năng đàm phán của mỗi bên. Trong trường hợp không đạt được việc lựa chọn địa điểm trọng tài tại quốc gia mình và phải lựa chọn địa điểm trọng tài tại quốc gia khác, các bên cần cân nhắc kỹ xem pháp luật nơi tiến hành trọng tài có hoàn thiện không, phạm vi và vai trò của các Tòa án liên quan đến tố tụng trọng tài như thế nào, ủng hộ hay phản đối trọng tài. Tốt nhất nên chọn địa điểm tiến hành trọng tài tại quốc gia đã thông qua Luật Trọng tài Thương mại Quốc tế Mẫu UNCITRAL (Luật Mẫu) vì Luật Mẫu được coi là “tiêu chuẩn vàng” về trọng tài thương mại quốc tế. Khi đó, các bên sẽ hoàn toàn yên tâm.

Một vấn đề cần đặc biệt chú ý tới việc xác định nơi tiến hành trọng tài là khả năng thi hành quyết định trọng tài. Các bên cần kiểm tra xem quốc gia được chọn xét làm nơi diễn ra quá trình xét xử trọng tài đã phê chuẩn Công ước Niu-oóc năm 1958 về công nhận và thi hành các quyết định trọng tài nước ngoài hay chưa. Nếu quốc gia đó là thành viên của Công ước thì quyết định trọng tài sẽ được bảo đảm công nhận và thi hành tại một quốc gia thành viên khác của Công ước. Ngược lại, nếu quốc gia được chọn làm địa điểm trọng tài không phải là thành viên của Công ước này thì sẽ gặp khó khăn cho việc thi hành quyết định trọng tài sau này.

Luật áp dụng cho nội dung vụ tranh chấp

Luật áp dụng sẽ xác định giá trị pháp lý của các quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng. Khi thực hiện hợp đồng, các bên cần phải biết luật nào áp dụng cho hợp đồng bởi các điều khoản hợp đồng không phải lúc nào cũng quy định đầy đủ các quyền và nghĩa vụ tương ứng của các bên. Các bên cũng cần lưu ý rằng luật điều chỉnh nội dung hợp đồng có thể khác với luật điều chỉnh quá trình tố tụng trọng tài. Thông thường luật điều chỉnh quá trình tố tụng trọng tài là luật nơi tiến hành trọng tài.

Trong thương mại quốc tế, luật áp dụng hoàn toàn do các bên tự do lựa chọn. Tùy theo khả năng đàm phán, luật áp dụng có thể là luật của quốc gia của một bên, ví dụ như luật của nước bên bán hoặc bên mua hoặc là luật của một nước trung lập. Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận về luật áp dụng thì Hội đồng Trọng tài sẽ quyết định luật phù hợp nhất với quan hệ hợp đồng. Tuy nhiên, giải pháp tốt nhất là các bên nên quyết định trước luật áp dụng cho hợp đồng vì như vậy sẽ chủ động hơn trong việc thực hiện hợp đồng.

Bên cạnh đó, để chọn luật phù hợp, một yêu cầu quan trọng là luật áp dụng phải dễ tiếp cận, phải được sử dụng rộng rãi, phổ biến trong thương mại quốc tế và phù hợp với quan hệ thương mại cụ thể của các bên. Do vậy, khi quyết định chọn luật, các bên cần chủ động tìm hiểu để lường trước được các rủi ro hoặc bất lợi có thể xẩy ra. Nếu không tìm hiểu kỹ mà đặt bút ký một cách vô tư, khi tranh chấp phát sinh có thể gánh chịu những hậu quả bất lợi.

Ngôn ngữ trọng tài

Nếu trong khi soạn thảo hợp đồng, các bên sử dụng ngôn ngữ mà họ dùng để giao tiếp hàng ngày thì không có vấn đề gì xảy ra. Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế, các bên thường được sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau để soạn thảo văn bản.

Các bên thường có quan niệm sai lầm cho rằng ngôn ngữ của hợp đồng sẽ chính là ngôn ngữ trọng tài và không dự đoán được rằng một bên, dù có thiện ý hay dụng ý, có thể đưa vấn đề này ra tranh cãi. Vấn đề tương tự cũng có thể phát sinh nếu hợp đồng được soạn thảo bằng hai ngôn ngữ khác nhau (ngôn ngữ của mỗi bên) với nội dung tương đương.

Một khi tranh chấp đã phát sinh, hoặc vào thời điểm bắt đầu tố tụng, các bên rất khó thỏa thuận về ngôn ngữ chung bởi mỗi bên đều muốn đạt được lợi ích của mình từ việc lựa chọn đó. Vì vậy, để tránh những khó khăn nói trên, ngôn ngữ được dùng trong quá trình xét xử trọng tài nên được quy định trong điều khoản trọng tài. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới việc lựa chọn Trọng tài viên trong quá trình tố tụng trọng tài.

Luật trọng tài của hầu hết các quốc gia và các quy tắc của các tổ chức trọng tài thường trực tôn trọng quyền tự do của các bên khi chọn ngôn ngữ trọng tài, ngoại trừ một vài tiếng địa phương không phổ biến. Vì vậy, tốt hơn hết là nên theo thông lệ chung: ngôn ngữ dùng trong xét xử trọng là ngôn ngữ thường được các bên sử dụng trong liên lạc với nhau và là ngôn ngữ được dùng trong quá trình đàm phán và soạn thảo hợp đồng.

Lời kết

Thỏa thuận trọng tài chính là “luật” của các bên đề ra. Các bên có thể được ví như những người thợ may. Nếu hiểu rõ các nhu cầu của mình, các bên sẽ thiết kế cho mình chiếc áo vừa vặn, thuận tiện và hợp thời trang nhất. Một điều khoản trọng tài rõ ràng, đầy đủ và chặt chẽ sẽ đảm bảo tranh chấp phát sinh được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, không phải ai cũng có điều kiện để tìm hiểu sâu về nguyên tắc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài. Để tiết kiệm thời gian, giải pháp tốt nhất là nên sử dụng các điều khoản trọng tài mẫu của các tổ chức trọng tài vì tất cả các tổ chức trọng tài đều đưa các các điều khoản trọng tài mẫu để các bên xem xét, lựa chọn. Có thể xem điều khoản trọng tài mẫu dưới đây của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam như một ví dụ để tham khảo:

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung các nội dung sau:

a) Số lượng trọng tài viên là (1 hoặc 3) …

b) Địa điểm tiến hành trọng tài tại …

c) Luật áp dụng cho hợp đồng này là luật của …

d) Ngôn ngữ dùng trong tố tụng trọng tài là …